「秘書」という仕事、ドラマや小説の中では時々出てくる職業ですがあまり一般の方には馴染みのないお仕事かもしれません。
私は一般事務と秘書の2つの仕事を経験しましたので、その経験を元に二つの仕事の違いをご説明したいと思います。

一般事務の仕事は雑用が多い印象

一般事務職として働いた時、私は営業課に配属されて雑務を一人でこなしていました。
営業部長のスケジュール管理などもしていましたので秘書のような仕事も兼ねていたのですが、主な仕事内容は売上伝票の整理や製品製造のための材料の手配、下請業者への発注、納品確認、部署内での調整、製品納品日の調整、クレーム処理など営業に関する業務が中心。

一般事務の場合、特定の上司が働きやすいようにサポートすると言うよりも、会社の(ある特定の)業務がスムーズに回るようにサポートする仕事をしていたように感じます。
営業関連の仕事だけではなく、社内の電球が切れた時は男性社員と一緒に取り換えましたし、会社内に設置した自動販売機のジュースが切れた時もわざわざ販売会社に連絡していました。

社員が使うトイレや休憩室、シャワー室などの掃除も回って来て、本当に休む間もないほど仕事は忙しかったです。
ところが私の勤務していた会社が買収され、社長が変わってから私の仕事も一変したのです。

秘書はボス(上司)が働きやすいようにサポート

その当時勤めていた会社は経営がかなり傾いており、事業を継続出来るかどうか社長もかなり悩んでいました。

そこで一番大きな取引先に救済を求めた所、その大会社が勤務先を買収し社長は交代、すると取引先の役職だった方が新社長として会社にやって来たのです。

まさか取引先の役職の方が社長になるとは思ってもいなかったのでビックリしましたし、その後、私は営業課から社長の秘書へと社内異動しました。
社長、と言っても取引先の上司の方だったので知り合いでしたし、その方とは気が合い英語の勉強の方法などを聞いていたので抜擢されたのでしょう。

社長秘書として仕事をするようになると以前の仕事とは違い、社長のスケジュール管理や社長室の掃除、航空券やホテルの手配、社長に来たメールのチェック、来客者への対応、お茶出しなど完全に上司の右腕としての仕事にシフトしました。
つまり社長が仕事に専念出来るように、その補佐をしているイメージです。

社長に関する庶務のすべてを管理しなければならなかったのですが、以前の仕事に比べれば雑務はかなり減り、負担は軽減されたのは喜ばしい点でした。

誰のために働いているかが違う

一般事務の仕事をしている時は特定の課のための業務をこなしており、一人のボスのために仕事をしている感覚ではなかったのです。
ところが秘書となると話は別です。

ほぼ完全に一人の上司のために働く事になりますが、もちろん社長だけではなく、他の部署の上司や事務スタッフ、現場職員とも連携しなければならず気を遣います。

RUNWAYを見てみると、一般事務や秘書は女性の転職先としてかなり人気があるようですが、それぞれの仕事の内容には違いがあります。
良く理解しておくとミスマッチがないので安心です。

秘書には必要なスキルとは

 

女性の転職先として「秘書」はとても魅力的です。
基本的に秘書は力仕事ではありませんので女性でも仕事がこなせますし、基本的なビジネスマナーやパソコン操作、そして会社によっては語学力と言った高い水準の事務スキルが磨けるのも大きなメリットです。

女性にとって魅力的な秘書という仕事ですが、実際に秘書として仕事をするのに必要なスキルとはどのようなものなのでしょうか?
私の経験からお話ししたいと思います。

 

基本的なビジネスマナーは必須

秘書と言っても基本的には事務職の延長ですので、基本的なビジネスマナーは必須です。
電話対応や来客者対応は社外の方とのやりとりになりますので、秘書の受け答えが稚拙であったり一般常識をわきまえていないと「あの会社はダメだ」と思われてしまいます。

これでは社長をサポートするどころか社長の足を引っ張ってしまいますね。
まずは社外の方にきちんとした挨拶が出来、電話対応もそつなくこなし、明るい笑顔や清潔な印象をもたれるような秘書でなければなりません。

私の場合、一般事務職で働いていた時、一緒に働いていた営業部長から「今の電話応対、ちょっと言葉遣いが乱暴だね」「来客者は上座に案内してくれよ」と細かく指導されていたのである程度のマナーは身に付いていたのですが、何も分からないと言う方は書籍やネットで最低限のビジネスマナーはチェックしておく必要があるでしょう。

ビジネスマナーの資格をゲット

ワードやエクセルの操作は基本

秘書になるとワードやエクセルで会議の資料作成、ビジネスレターの作成、メールの送受信は当たり前に行います。
スケジュール表作成にもエクセルは欠かせません。

パソコンが使えないと秘書はもちろん一般事務も出来ないのが現状です。
パソコン操作が苦手でも同僚や上司が手を貸してくれる職場ならいいのですが、一人で何でもこなさなければならない立場ですと、上司も指導者もいません。

ワードやエクセルの操作はもちろん、パソコンが不調になった時にも適切に対処しなければならない事もあります。
一人ではどうにもならない時、パソコンの保守業者に連絡を取る、または製造メーカーに問いあせて製品の取り替えを行う作業なども一人で出来なければ秘書失格です。

パソコン操作だけではなくパソコンのメンテナンスや管理まで幅広く対応出来ないと、秘書としてやっていく事は出来ないでしょう。

英語でのメール作成や電話対応も出来るとかなり有利

会社によっては海外に支店を置いていたり、海外の会社と取引しているケースもあります。
その場合、英文でメールを送るのはもちろん英語で取引先と連絡を取り合う必要があります。
私の場合、英検には合格しているのですが、聞き取りが上手くできないので英語の堪能な社長が海外の会社とは直接交渉しています。

私は英文メールを読むこと、簡単な英文メールの作成、外国からの顧客対応などを担当しています。
海外の顧客と言っても、欧米ではなく中国人の方が多いですね。
実際に会社には中国人の方が多数来社されます。
基本的に中国語ではなく英語での対応です。

社長秘書なので来客者対応をしなければなりません。
中国の方に夏場、冷たいウーロン茶を提供したら「非常識だ!」と怒られました。
中国ではどんなに暑い季節でも、ウーロン茶はホットのまま飲むのが正式なのだとか。
冷やしたウーロン茶をヤカンで沸かし直したのは貴重な経験でした。
ご参考にしてくださいね。



こなすべきことがたくさんの秘書の勤務時間は?!

秘書と一般事務の違い

一般事務職のS子さん

【まとめ】一般事務とは…

  一般事務は部門の補佐的役割で、会社の業務全体がスムーズに回るようにサポートする
  仕事内容は電話対応・来客対応・資料作成など雑務もすべて行う
  休日はしっかり休むことができる
  残業も少なめな事が多い
  プライベートを充実させることができる
  その分、専門性が少ないので給料も秘書より少ない傾向である
  求められるスキルも秘書よりハードルが低い場合が多い
  未経験からも採用されやすい

秘書のY美さん

【まとめ】秘書とは…


  秘書は上司が仕事に専念できるように補佐する役割で会社全体というより、個人のサポートをする
  仕事内容は社外の人との電話対応・来客対応・会議の資料作成・スケジュール調整・問い合わせ業務・出張の手配などすべて1人で対応する
  上司の行動に左右されるので基本的に残業が多い
  上司の仕事によっては土日に仕事が入る場合もある
  子育てをしながらの両立は厳しい場合が多い
  未経験からの採用は厳しい

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【女性の転職:人気職に迫る!】ズバリ!秘書の将来性

 

世の中はAI(人工知能)が席巻しており、この先秘書の仕事もAIに取って代わられるのではないかとやや危惧しています。
単純なスケジュール管理であればAIでも可能かもしれませんが、上司の感情を読み取って、臨機応変に対応するのはまだまだ人間の仕事のように思います。

このページでは秘書の将来性についてまとめています。

 

秘書はそれ自体が専門職

秘書の仕事はメールチェックや会議資料・ビジネスメール作成から始まり、社長室やその周辺の清掃、社長出張時のフォロー、電話対応、来客者対応、時には社長を社用車で空港や駅まで送り迎えし、必要な物を購入するなど「社長(重役)ファースト」の精神で仕事をしなければなりません。

秘書という仕事を完遂するには、PCの操作スキルはもちろん、コミュニケーション能力、ビジネスマナー、時間管理などの能力がなければ務まりません。
さらに重役によっては不規則勤務や長時間残業、経理の知識、英語力など様々な能力が必要になってきます。
マルチプレーヤーでもあり、専門職の秘書業と言った所でしょうか。

「たかが秘書、されど秘書」事務職でも、特にマルチプレーヤーでなければ満足いく仕事は出来ないのです。
社長のお荷物になっては困るので、特にスケジュールの確認は念入りに行います。
一緒に社長室にいる時間もあるので、やはり相性も関係してきます。

幸い社長とは元々知り合いだった事もありますし、英語が堪能で世界各地を旅行するのが好きな外交的な方なので社長室での話題には事欠きません。
人間として尊敬出来る上司の秘書になれたのは、本当にラッキーでした。


画像引用元:https://sogyotecho.jp/secretaryoutsourcing/

会社の運営には欠かせない存在

私自身がどれほどの評価を受けているかは分かりませんが、一般的に秘書は会社重役の仕事をフルにサポートしています。
社用で外出するとなればタクシーを呼んだり私が送り迎えをしたり、社長や来客者にお出しする昼食も私が手配しています。
このような雑用を一手に引き受けているのも秘書です。

雑用を引き受ける事で社長はスムーズに仕事がこなせますし、社長は社内でも一番有能な営業職なのでそのサポートをすれば業績にも影響してくるはずです。
「秘書の仕事に意味があるのだろうか?」と疑問をお持ちの方もいらっしゃるとは思いますが、常に先周りしてボスが仕事をしやすいように様々な下準備をするからこそ気持ちよく仕事が出来るのはないでしょうか?

一般事務職員でも秘書へキャリアアップ出来る

秘書の魅力は一般事務職からでもキャリアアップ出来る点です。
女性の転職先としては秘書よりも一般事務職の方が求人数が多いと思いますが、一般事務でスキルを磨いた後に秘書の仕事に転職する事も可能です。

地道な努力を重ねてキャリアアップ出来るのは、秘書という仕事の大きな魅力でしょう。

【女性の転職:人気職に迫る!】上司のスケジュール次第!秘書の勤務時間

 

秘書の仕事は上司(社長などの重役)のスケジュールを調整したり、会議の資料作成、出張先のホテルや航空券の手配、社長室の片付け、メールチェックなど、上司に絡む庶務を一手に引き受けます。
基本的に「上司よりも先に出社し、上司よりも後に退社する」ため、どうしても残業が発生するケースも。


女性の転職先として秘書は人気がありますが、上司の行動に左右される仕事なので小さなお子さんを育てながら働く方には難しい面もあるのです。
このページでは秘書の一日をご紹介しています。

 

秘書の仕事の流れ

私が出勤する時間は午前7時30分。会社は8時に始業なので30分前に出社します。
出社するとまず社長室の掃除から始まります。
部屋は12畳くらいの広さなのですが、応接セットなどが入っていますし観葉植物も置いてあるので掃除がしにくいです。

掃除が終わると社長室に飾ってあるお花を簡単に手入れして、始業前にメールのチェックは行います。
社長の個人メールに直接届くメールはチェックできませんが、会社のホームページに掲示した会社用のアドレスに届いたメールをチェックし、クレームや要望であれば営業部に回し、社長個人のメールは(ほとんどありませんが)社長に転送します。

その後始業の時間が来ると、社長が出社。
基本的に朝8時前後にやってきます。
社長が出社するとコーヒーを淹れて今日のスケジュールを確認します。
会議が入っている、来客者が何時から何名来るなどの確認を行い、会議があれば作成した資料を確認してもらい、来客者が来るなら「午前10時半頃から会議室のエアコンを入れておいて」などの指示が入ります。

昼食は基本的に社長室で摂り、お昼休みの間も社長室で電話応対やメールチェックなどを行います。
時々、社長から買い物などの用事を頼まれる事があり、外出する事も。
基本的にその日どのような行動をするかは、社長の指示や社長の行動によります。

終業時間は午後5時ですが、社長が退社するまでは基本的に会社にいます。
夜7時まで仕事をする事もあり、残業は月に20~30時間はあります。
残業は勤務する会社にもよりますし、私よりも不規則な勤務になる秘書の方もいるでしょう。

勤務時間は8時間と決まっていますが、状況により残業は発生します。
もし残業が出来ないという方は、転職面接時に素直に相談しましょう。
採用されたいばかりに「残業が出来ます」とウソをついてしまうと、後が苦しくなります。

秘書と一般事務との違い

前述したように、秘書と一般事務職とは上司のために働くか、それとも部署全体のために働くかの違いがあります。
秘書の中には社長の出張に付き添い、休日返上で仕事をしている方もいますし、上司の出勤時間に合わせて、不規則な勤務を行っている方も。

「上司ファースト」が秘書の本質なので「今日中に会議の資料を揃えて」と言われれば逆らう事は出来ません。
上司と相談しながら仕事を進めるというよりも、上司の忠実な部下である事が秘書には求められます。

上司ファーストが嫌だと言う方、土日祝日にしっかり休みたい方、残業は出来ないと言う方は一般事務を選択する方が無難かもしれません。

一般事務と秘書との仕事の違いをしっかり把握する

【女性の転職:人気職に迫る!】知りたい!秘書の給料事情

 

秘書と聞くと何だかミステリアスな職業で、高いお給料が望める仕事のように思えます。
もちろん国会議員の秘書や大企業の重役秘書ともなれば年収はかなり望めるはずです。


ところが割合小さな会社の秘書となると期待する程給与が上がらない可能性もあります。
また正社員や派遣社員など勤務形態によっても給与は革ってきます。
このページでは秘書の給与事情についてまとめていますので、是非参考にしてください。

 

秘書の平均年収はいくら?

正社員の秘書が1年間にもらえる給料の平均額はどれくらいなのでしょうか?
もちろん会社の規模や業種などによっても違いがありますので、実際は個々の給与額に差があるとお考えください。

秘書は一般事務職よりも専門性が高いため、一般事務職よりも割増しの給与になる傾向があります。
私の場合も同じ会社とは言え、営業課から社長秘書に異動後は基本給がアップしました。
異動後に数年時間が経過しており昇給なども含めたデータですが、一般事務員時代よりも給与が1.3倍程度までアップしています。

もちろん正社員なのでボーナスも基本給が上がる事で増額されていますし、年収も全体的にアップしています。
秘書の平均的な年収は正社員で約400万円前後
未経験者の場合は年収約250万円前後と考えれば良いでしょう。
女性の転職先として秘書を考えると、給与額は一般事務よりも有利になります。

秘書は経験がものを言う職業なので、10年以上の経験があるベテラン秘書であれば500万円以上の給与を得る事も難しくないかもしれません。

もちろん会社の規模によって年収200万円前後の職場もありますが、これは仕方がないでしょう。
秘書の仕事は誰の補佐をするか、どこの会社で働くかで給与額が変わってきます。

専門性の高い仕事は給与も高い

もしTOEICで900点以上の高いスコアを叩きだし、英語が堪能で外国人とのコミュニケーションがスムーズな方であればかなり高い給与を得る事も可能です。
この場合、どの会社に勤務するかが重要になります。

貿易会社や商品を海外に出荷している会社であれば、有能な人材として重用されるはずです。
また会社の財務諸表などの決算資料を分析しなければならない秘書は、簿記の知識も必要です。
秘書に求められる専門性は、会社によっても違いがあります。

英語力・エクセルワードの基本操作も重要

派遣社員の時給は?

秘書の仕事を派遣社員がこなしているケースもあります。
この場合、時給は約1,500円前後が平均的。
時給が2,000円を超えるとかなり条件が良いと言えます。
時給2,000円で8時間勤務すると日給が16,000円となりますので、派遣社員の中でも割合待遇が良い仕事となります。

【女性の転職:人気職に迫る!】秘書として働きたいならもっておきたい資格一覧

 

女性の転職先として人気のある秘書ですが、秘書を募集する側は「出来るだけ経験のある人が良い」「資格を持っている人が良い」と考える傾向にあります。
求人施設に人材育成が出来るだけの余力がない場合もありますし、即戦力が求められている現状もあります。


そこで少しでも採用される可能性をアップさせるため、秘書の仕事に有利になる民間資格を取得する方法をご紹介します。
このページでは秘書の仕事に役立つ民間資格をまとめていますので、ご参考にしてください。

 

秘書検定

秘書検定は、公益財団法人 実務技能検定協会が実施・認定している民間資格です。
民間資格ではあるのですが知名度は高く、専門学校でもこの資格を取得する事を目標にしているケースもあります。

受験級は1級・準1級・2級・3級の4つあり、一番難易度が高いのは1級となっています。
1級・準1級については筆記試験合格後に面接試験があり二段構えでの受験となります。
筆記と面接の両方に合格しなければ認定されません。

どの級も「理論」と「実技」の2種類の問題が出題され、概ね60%以上の正解で合格圏内となります。
平成29年6月開催の秘書検定では、3級の合格率は72.9%、2級の合格率は57.6%、1級の合格率は28.8%となっており、他の試験と同様に上位級に行くけば行く程難易度が上がります。
受験のためには試験対策の問題集や受験ガイドなどの発売されています。


画像引用元:http://7net.omni7.jp/detail/1106381007?utm_source=Google&utm_medium=cpc&utm_term=227674767049_b_&utm_content=7andihd_ROAS_dsa_7ns&utm_campaign=004_DSA

CBS(国際秘書検定)

CBS(国際秘書検定)は、一般社団法人 日本秘書協会が主催・認定する民間資格です。
日本語と英語のバイリンガルで仕事をされているオフィスワーカーの実力を、客観的に評価する試験となっています。

受験級は準CBS資格(CBS Associate)とCBS資格(CBS)の2種類でシンプル。
合格率は準CBS資格が54%、そしてCBS資格が18%となっており難易度はやや高めです。

貿易会社など英語が必要な職場ではTOEIC700点程度の語学力が要求されますが、秘書の場合はそれと同等、またはそれ以上の語学力が必要とされます。
国際的な企業の秘書として活躍したいのであれば、是非取得しておきたい資格です。


画像引用元:https://www.amazon.co.jp/

ビジネス実務マナー検定

秘書検定の主催者と同じく、公益財団法人 実務技能検定協会が実施・認定している民間資格がビジネス実務マナー検定です。
この民間資格はビジネスマンとして適切な判断や行動が出来るかどうか、また基本的なビジネスマナーや言葉遣い、行動が出来るかどうかが試されます。

受験級は1級・2級・3級の3種類で、最上位級は1級。
平成28年11月の試験では、3級の合格率は56.0%、2級は53.6%、1級は31.1%となっており、2級と3級は比較的難易度は低めのようです。
民間資格ですが履歴書に書ける資格ですので、是非挑戦してください。


画像引用元:https://www.amazon.co.jp/

女性の人気事務職につくならコレも取得しておきたい!

一般事務職のS子さん

私が未経験から事務職に採用された時に取得していた資格をご紹介します!
必須というわけではないですが、取得しておくと有利に働き、働き始めてからも、とっても役に立ちました!
キャリアアップして「秘書」になるつもりの人も取得しておいて損はないはずです!

日商簿記検定
簿記の知識を身につけると会計や経理事務もできるようになります!仕事の幅が広がりますね!

MOS
多くの企業でMicrosoft officeを使用しているので、どのくらいのPCスキルがあるのか証明することができる資格です。
エクセル・ワードは特に出来るにこしたことは無いのでお勧めです!

TOEIC
資格ではないですが、英語によるコミュニケーション能力をがどれ位か評価するtestです。650点~700点程度は取れるようにしましょう!

【女性の転職:人気職に迫る!】未経験でも秘書になれる?

 

女性の転職先として秘書の仕事はとても魅力的なのですが、実務経験のない方がいきなり秘書の仕事がこなせるのでしょうか?
答えは「YES」です。
秘書という仕事には国家資格はないため、秘書経験のない方が仕事をするのは可能です。


ただ即戦力になる秘書を求めている企業が多いため面接時に経歴をチェックして、一般事務や秘書経験のある方を優先的に採用する傾向があります。
ではどうすればスムーズに秘書に転職出来るのでしょうか?

 

未経験からいきなり秘書になる場合

一般事務も秘書経験もない方が、いきなり秘書の仕事が出来るのでしょうか?
秘書は国家資格保持者でないと業務がこなせない「業務独占」の仕事ではありません。
医師や看護師、薬剤師のような仕事とは根本的に違うのです。

では事務経験のない方がいきなり秘書室の椅子に座ったからと言って、その日から満足出来る仕事が出来るでしょうか?
誰かそばにいて仕事の内容を一からレクチャーしたり、不適切な対応をしてしまった時はきちんと指導してくれる人がいないと無理でしょう。

未経験者が秘書の仕事をするためには、スキルのある指導者が必要です。
ちゃんとした指導者の元で数か月間トレーニングを積めば、秘書として仕事がこなせるようになるでしょう。

ただそこまで丁寧に指導してくれる方を確保するのが困難である事と今は即戦力になる人材を求める企業が多い事などから、未経験者がいきなり秘書として仕事をするのは難しいのが現実です。

一般事務から徐々にキャリアアップするケース

最初は一般事務の仕事からキャリアをスタートさせ、基本的なビジネスマナーやパソコン操作、コミュニケーション能力などを磨いた上で秘書としてキャリアアップする方法ですが、この方法はかなり無難かもしれません。
日常的な仕事をこなす事で事務職の要領を覚え、必要なスキルが磨けるのですから合理的です。

もちろんずっと一般事務職員として働く事も可能ですが給与額やキャリア形成を考えると、途中で経理専門スタッフや秘書など、より専門的な仕事にステップアップする方が得策ではないでしょうか?

気になる秘書の給料とは?

専門学校や短大から秘書に就職するケース

私の同級生が高校を卒業後、秘書科のある専門学校や短大に入学して秘書としてのスキルを学びました。
在学中に必要な資格を取得し、英会話のために留学までしたそうです。

本格的な勉強がしたい場合は専門学校などで学ぶ方法もあります。
ただしこの方法は学費や留学費用を納めるだけの経済力、また一定期間学べる時間的余裕のある方しか選択出来ません。

私は経済的な事情で専門学校や短大には進学出来ませんでしたが、社長秘書として現役で頑張っています。
また秘書科のある短大や専門学校を卒業したからと言って、必ず秘書になれるわけでもありません。

「秘書になりたかったら必ず学校で勉強しなければならない」わけではないのです。
国家資格が存在しない仕事だからこそ、さまざまなルートで秘書という仕事に辿りつけるのです。